Recentelijk ben ik betrokken geraakt bij een discussie over de hoeveelheid aanwezige rapportages binnen een organisatie. Het verbaasde me niet dat er (waarschijnlijk binnen elke gemiddelde organistatie) een golfvloed aan rapportages worden gemaakt, welke bovendien ook nog eens elke periode moeten worden bijgewerkt.

Het bijwerken van rapportages in excel documenten is vaak een tijdrovende klus. De meeste organisaties maken niet gebruik van een geoptimaliseerde databron (of meerdere bronnen) waar de data uit kan worden opgehaald. Dit betekent in de gemiddelde excel rapportage cultuur dat oude overzichten handmatig moeten worden bijgewerkt om deze daarna weer te verspreiden. Deze wijze van werken heeft vaak tot gevolg dat een leger aan medewerkers benodigd is om de diverse rapportage stromen op gang te krijgen en te houden. Nadeel van deze werkwijze is dat veel medewerkers, na het vervaardigen van rapportages, niet meer toekomen aan het analyseren van de inhoud van deze rapportages. Laat staan dat de onderlinge samehang tussen de diverse rapportages, zowel binnen de eigen afdeling als in samenspraak met andere afdelingen, nog onder de loep wordt genomen. 

Een goede oplossing voor deze dilemmas is QlikView. Dit product van QlikTech AB zorgt er voor dat gebruikers toegang krijgen tot hun data waarbij de verschillende gezichtspunten vanuit hun oude rapportage als uitgangspunt kunnen dienen. Het grote voordeel voor een eindegebruiker is dat deze zich indhoudelijk bezig kan gaan houden met de gerapporteerde informatie en dat de benodigde tijd om de rapportage(s) periodiek tot stand te krijgen voor hen tot nagenoeg nul wordt terug gebracht. Waarschijnlijk zal niet iedere gebruiker dit als een voordeel opvatten van het product QlikView, maar het management dient zich er van bewust te zijn dat het rapportage proces op deze wijze transparant kan worden gemaakt. Dit is een niet te onderschatten voordeel voor organisaties die financiële rapportages o.b.v. Sox of IFRS dienen te baseren. 

Is QlikView nu werkelijk de oplossing voor de rapportage verslaving? Persoonlijk heb ik hier mijn twijfels over. Immers, organisaties zullen gewapend met QlikView waarschijnlijk een nog grotere honger naar rapportage en analyse dienen te stillen. Echter, de integratie in één QlikView applicatie maken het mogelijk applicaties te bouwen die diverse vragen, vanuit verschillende invalshoeken, kan beantwoorden. Deze applicaties kunnen zonder al te veel moeite worden uitgebouwd zodra er binnen een organisatie aanvullende informatie wensen ontstaan. 

Organisaties die op deze wijze met hun 'verslaving' omgaan zullen een effectiever en efficienter rapportage- en analyseproces tot hun beschikking krijgen waarmee zij antwoord kunnen geven op de meest dringende vragen. 

Groetjes,

Marc